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Depuis le 1er janvier 2020, le CSE doit obligatoirement se substituer aux anciennes instances représentatives du personnel (CE, DP, DUP, instance unique et CHSCT). La première réunion du CSE, dans les entreprises de 50 salariés et plus, revêt une importance particulière.
1/ Les participants à la première réunion
L’employeur, en sa qualité de président du CSE, assiste aux réunions du comité et doit convoquer l’ensemble des participants.
Il s’agit, en premier lieu, des membres titulaires du CSE (C. trav. art. L. 2314-1), étant précisé que les membres suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires.
En second lieu, peuvent assister aux réunions les éventuels délégués syndicaux de l’entreprise (ou de l’établissement). Rappelons à cet égard que :
– dans les entreprises de moins de 300 salariés, le délégué syndical est, de droit, représentant syndical au CSE (C. trav. art. L. 2143-22). A ce titre, il doit être destinataire des informations fournies au comité.
– dans les entreprises de 300 salariés et plus, chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE. Il assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l’entreprise et doit remplir les conditions d’éligibilité au CSE (C. trav. art. L. 2314-2).
En troisième lieu, l’employeur peut être assisté, au CSE, de trois collaborateurs qui ont voix consultative (C. trav. art. L. 2315-23).
Peuvent également participer à la première réunion du CSE l’inspecteur du travail et l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (CARSAT).
En effet, l’article L. 2315-30 du Code du travail prévoit que l’ordre du jour des réunions du CSE doit être communiqué par le président aux membres du comité, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi qu’à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
N.B. En réponse au Conseil National des Barreaux (CNB), la Direction Générale du Travail (DGT) a, le 4 décembre 2019, précisé que l’ordre du jour devait être communiqué à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale y compris lorsque la réunion ne porte pas des questions de santé et de sécurité.
En outre, rappelons pour mémoire qu’en fonction des sujets à l’ordre du jour, des personnes extérieures telles que le médecin du travail peuvent assister aux réunions du CSE (C. trav. art. L. 2314-3). Cependant, leur présence n’est pas requise à la première réunion.
Enfin, l’employeur doit penser à convoquer à la première réunion les anciens membres du comité d’entreprise, pour statuer sur le transfert des créances et dettes du CE au CSE (cf. § 3 ci-dessous).
2/ L’ordre du jour de la première réunion
Il appartient à l’employeur d’établir l’ordre du jour de manière unilatérale puisque, par hypothèse, le CSE n’a pas encore élu son secrétaire.
Il s’agit donc d’une exception à la règle selon laquelle l’ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi par le président et le secrétaire (C. trav. art. L 2315-29, al. 1).
Le CSE devant nécessairement désigner, parmi ses membres titulaires, un secrétaire et un trésorier (C. trav. art. L 2315-23, al. 3), ce sujet doit être inscrit à l’ordre du jour.
L’ordre du jour doit toujours être transmis aux participants au moins 3 jours avant la réunion du CSE (C. trav. art. L. 2315-30).
Par ailleurs, il est important que la première réunion du CSE se tienne, au plus tard, dans le mois suivant l’élection de ses membres.
En effet, un mois après chaque élection du CSE, l’employeur doit lui communiquer une documentation économique et financière précisant (C. trav. art. L. 2312-57) :
– la forme juridique de l’entreprise et son organisation ;
– les perspectives économiques de l’entreprise telles qu’elles peuvent être envisagées ;
– le cas échéant, la position de l’entreprise au sein du groupe ;
– compte tenu des informations dont dispose l’employeur, la répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10 % du capital et la position de l’entreprise dans la branche d’activité à laquelle elle appartient. Cette disposition doit être entendue comme étant la situation de l’entreprise sur le marché et sa position face à la concurrence.
En définitive, l’ordre du jour de la première réunion du CSE peut être le suivant :
– Désignation des membres du bureau (secrétaire et trésorier) ;
– Présentation des attributions du CSE ;
– Transfert des créances et dettes du CE au CSE ;
– Détermination des moyens, ressources et règles de fonctionnement du CSE ;
– Remise et présentation de la documentation économique et financière de l’entreprise ;
– Discussion sur le futur règlement intérieur du CSE ;
– Calendrier des réunions du CSE ;
– Questions diverses.
3/ Le transfert des créances et dettes du CE au CSE
L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise prévoit que :
– « l’ensemble des biens, droits et obligations, créances et dettes des comités d’entreprise, des comités d’établissement, des comités centraux d’entreprise, des délégations uniques du personnel, des CHSCT et des instances regroupées dans les entreprises d’au moins 300 salariés, sont transférés de plein droit et en pleine propriété aux comités sociaux et économiques mis en place au terme des mandats en cours des instances précitées et au plus tard au 31 décembre 2019. Ce transfert s’effectue à titre gratuit lors de la mise en place des CSE ».
Ce texte implique donc un transfert automatique des créances et dettes de l’ancien CE au nouveau CSE.
De manière plus pratique, l’ordonnance dite « balai » n° 2017-1718 du 20 décembre 2017 a prévu que :
– Lors de leur dernière réunion, les anciennes IRP doivent décider de l’affectation des biens de toute nature dont elles disposent à destination du futur CSE et, le cas échéant, les conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées ;
– Lors de sa première réunion, le CSE décide, à la majorité de ses membres, soit d’accepter les affectations prévues par les anciennes IRP lors de leur dernière réunion, soit de décider d’affectations différentes (Ord. n° 2017-1386 du 22-9-2017 art. 9, VI modifié).
4/ Le déroulement de la première réunion
Il appartient à l’employeur d’ouvrir les débats et de dérouler les sujets à l’ordre du jour.
Le premier sujet peut être la désignation du bureau, à moins que le président souhaite présenter, en introduction, les attributions du CSE.
S’agissant de la désignation du bureau, le Code du travail prévoit que le CSE désigne le secrétaire et le trésorier parmi ses membres titulaires, ce qui exclut les suppléants (C. trav. art. L. 2315-23, al. 3).
Le secrétaire et le trésorier sont élus à la majorité des suffrages exprimés et le président peut prendre part au vote, selon une jurisprudence constante de la Cour de cassation applicable au CE et transposable au CSE (Cass. soc. 21-11-2000, n° 98-23.094 ; Cass. soc. 5-1-2005, n° 02-19.080).
En cas de partage des voix, la désignation des membres du bureau du comité se fait, conformément aux règles habituelles du droit électoral, au profit du candidat le plus âgé (Cass. soc. 30-11-2011, n° 10-23.986).
N.B. Dans les grandes entreprises, le CSE peut procéder à la désignation d’un secrétaire-adjoint et / ou d’un trésorier-adjoint. En ce cas, ces membres du bureau peuvent être choisis parmi les membres titulaires mais aussi suppléants du comité.
Notons que tous les participants, sans exception, ont le droit de prendre la parole et d’exprimer leur opinion pendant la réunion.
Les séances du comité peuvent être enregistrées ou sténographiées, notamment pour permettre au secrétaire de participer efficacement aux réunions sans avoir à prendre de notes et faciliter la rédaction du procès-verbal (C. trav. art. L. 2315-34, al. 4 ; D. 2315-27).
Lorsque cette décision émane du CSE, l’employeur ne peut s’y opposer, sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2315-3 et qu’il présente comme telles (C. trav. art. D. 2315-27, al. 2).
A l’occasion de la première réunion du CSE, il peut être utile de discuter du règlement intérieur du CSE.
A cet égard, l’article L. 2315-24, al. 1 du Code du travail prévoit que le CSE détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice des missions qui lui sont conférées.
Enfin, l’employeur peut présenter un calendrier prévisionnel des réunions du CSE sur l’année à venir.
5/ Le procès-verbal de la première réunion
La rédaction et la signature du procès-verbal relèvent des prérogatives du secrétaire du CSE et non de l’employeur (président du CSE).
Par principe, les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord d’entreprise ou, à défaut, par décret (C. trav. art. L. 2315-34, al. 1).
A défaut d’accord :
– Les délibérations du CSE sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire dans un délai de 15 jours et communiqués à l’employeur et aux membres du comité (C. trav. art. R. 2315-25) ;
– Le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du CSE dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion (C. trav. art. D. 2315-26, al. 1).
Le procès-verbal établi contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion (C. trav. art. D. 2315-26, al. 3).
Il peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité (C. trav. art. L. 2315-35).
N.B. L’adoption des PV est une pratique courante. Il est d’usage que les PV soient adoptés au début de la réunion suivante. Il revient au règlement intérieur du CSE de fixer les modalités de cette adoption (modifications, majorité requise,…). L’adoption du procès-verbal constituant une simple mesure d’administration, l’employeur peut prendre part au vote.
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